Stage / Assistant(e) du centre d’examen DELF, TCF et examens civiques

FINALITÉ DU STAGE

Contribuer, sous la responsabilité de la tutrice, au bon déroulement des sessions d’examen DELF, TCF et des examens civiques organisées par le centre, dans le strict respect des procédures de France Éducation International : accueil et information des candidats, gestion des inscriptions, surveillance des épreuves et logistique des sessions.

Le stage permet à l’étudiant(e) de découvrir le fonctionnement d’un centre d’examen certifié, ses exigences de rigueur, de confidentialité et de traçabilité, ainsi que la relation avec un public varié.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Mission 1 – Surveillance des épreuves
Après une formation préalable aux procédures du centre et la signature d’un engagement de confidentialité. Les premières sessions se font en binôme avec un surveillant expérimenté.
• Accueillir les candidats et vérifier leur identité (convocation et pièce d’identité officielle).
• Faire émarger les candidats, les placer selon le plan de salle et rappeler les consignes de l’examen.
• Surveiller les épreuves collectives et veiller au respect du temps imparti.
• Ramasser, compter et contrôler les copies, puis les remettre au responsable de session.
• Signaler immédiatement tout incident ou suspicion de fraude au responsable de session, et contribuer à la rédaction du procès-verbal.

Mission 2 – Accueil et information des candidats
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par mail et à l’accueil : calendrier des sessions, modalités, pièces à fournir, tarifs.
• Orienter les candidats vers le bon examen (DELF, TCF, examen civique) selon leur projet, à partir des supports du centre.
• Remettre aux candidats les informations pratiques avant l’épreuve (convocation, plan d’accès, rappel des pièces à présenter).

Mission 3 – Gestion des inscriptions
• Vérifier la complétude des dossiers d’inscription.
• Saisir et mettre à jour les inscriptions dans le tableau de suivi du centre.
• Saisir les inscriptions sur la plateforme de France Éducation International, sous le contrôle de la tutrice.
• Préparer et envoyer les convocations, et suivre les listes de candidats par session.

Mission 4 – Logistique des sessions
• Préparer les salles : plan de salle, affichage, signalétique, vérification du matériel (notamment audio pour les épreuves de compréhension orale).
• Préparer les listes d’émargement et les documents de session.
• Classer et archiver les documents de session dans les dossiers prévus, selon les règles de confidentialité.
• Participer à l’organisation de la remise des diplômes et attestations.

Ce qui reste hors du périmètre du stage
• La réception, la conservation et la manipulation des sujets d’examen, réservées aux personnels habilités.
• Les fonctions d’examinateur ou de correcteur, qui nécessitent une habilitation.
• Les encaissements, qui restent assurés par l’assistante de gestion.
• Les décisions en cas d’incident ou de fraude, qui relèvent du responsable de session.

4. Objectifs pédagogiques
• Comprendre le fonctionnement d’un centre d’examen certifié et ses exigences réglementaires.
• Appliquer des procédures strictes de sécurité, de confidentialité et de traçabilité.
• Développer ses compétences d’accueil et d’information d’un public diversifié, notamment non francophone.
• Utiliser des outils de gestion : tableur, plateforme en ligne, messagerie.
• Organiser et prioriser des tâches administratives dans des délais contraints.

5. Encadrement
• Formation aux procédures du centre et aux règles de France Éducation International avant toute surveillance.
• Un point régulier e avec la tutrice pour suivre les activités et les apprentissages.
• Un bilan à mi-parcours et en fin de stage, en lien avec l’établissement de formation.

L’INFREP, l’Institut National de Formation et de Recherche sur l’Éducation permanente, est engagé dans le domaine de la formation professionnelle.

L’INFREP s’inscrit comme :
Un organisme de recherche appliquée sur l’éducation permanente.
Un maître d’œuvre de programmes de formation professionnelle.
Engagé dans le développement des compétences, l’INFREP dispense des formations professionnelles de qualité et assure un suivi rigoureux, qui s’inscrit dans une relation de confiance avec ses clients.

Savoir-être
Rigueur et sens des procédures : respect strict des consignes d’examen
Discrétion et respect de la confidentialité (identité des candidats, sujets, résultats)
Vigilance et capacité d’attention sur la durée des épreuves
Sens de l’accueil, patience et bienveillance, notamment avec un public non francophone
Fiabilité et ponctualité
Calme et capacité à réagir face à un imprévu ou à un incident

Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques, en particulier le tableur (saisie, suivi des inscriptions)
Aisance avec les plateformes en ligne
Expression orale et écrite claire, pour informer les candidats par téléphone, par mail ou à l’accueil
Organisation et gestion des priorités les jours de session

Atouts appréciés
Connaissance du DELF, du TCF ou des certifications en français langue étrangère
Pratique d’une ou plusieurs langues étrangères
Première expérience d’accueil du public ou de surveillance d’examens