Coordination administrative et pédagogique

L’Institut Français de Lituanie recrute coordinateur·trice administratif·ve et pédagogique. Le·la coordinateur·trice contribue activement au bon fonctionnement administratif, logistique et pédagogique du service des cours. Il·elle participe à l’organisation des sessions de cours et d’examens de français, afin de garantir une mise en œuvre fluide et de qualité.

Il·elle assure également un lien constant avec les usagers – apprenants, parents ou partenaires – en veillant à leur prise en charge efficace et professionnelle. Il·elle soutient l’ensemble des activités du service, notamment en matière de planification, de suivi opérationnel et de communication interne et externe.

Enfin, il est en charge de l’accompagnement et du suivi pédagogique des enseignants. En fonction de son profil, il·elle prend en charge des cours, en particulier les remplacements, effectue la surveillance, la passation et la correction d’examens.

MISSIONS PRINCIPALES

• Accueillir, informer et orienter les apprenant·e·s et futur·e·s apprenant·e·s sur l’offre de cours, les niveaux, les tests de positionnement, les horaires et les modalités d’apprentissage.
• Gérer les inscriptions aux cours et aux examens, la mise à jour des bases de données, la production des feuilles de présence et d’attestations, le suivi des paiements.
• Gérer la relation client (GRC), répondre aux demandes, traiter les réclamations et veiller à la satisfaction des apprenant·e·s et partenaires.
• Contribuer à l’organisation administrative et logistique des cours : constitution des groupes, gestion des plannings, gestion des remplacements, attribution des cours, réservation des salles, suivi du matériel pédagogique.
• Participer à l’organisation et au déroulement des sessions d’examens (DELF, DALF, TCF) : inscriptions, préparation du matériel d’examen, préparation des convocations, organisation logistique, surveillance, passation, correction et bilans.
• Coordonner l’organisation des camps d’été pour enfants et adolescent·e·s : information, inscriptions, élaboration du programme en lien avec l’équipe pédagogique, accueil et accompagnement des groupes.
• Assurer le suivi des séjours en immersion linguistique : promotion, information, gestion des dossiers, interface entre participant·e·s et prestataires.
• Rédiger et traduire divers supports (courriers, contrats, contenus pour le site internet, publications Facebook, affiches, brochures…) en français.
• Gérer les imprévus courants liés aux plannings et assurer le bon déroulement logistique des activités pédagogiques.
• Assurer l’accompagnement pédagogique de l’équipe enseignante, en particulier des enseignants débutants : formation initiale, observations de classe, conseils etc.
• Produire des supports pédagogiques : tests de positionnement, tests de fin de session, progressions etc.
• Dispenser des cours de français selon son profil, remplacements, animation de cours jeunes publics, cours en institutions, en écoles ou en entreprises.

L’Institut français de Lituanie, basé à Vilnius, est l’opérateur culturel de l’Ambassade de France. Il joue un rôle central dans la promotion de la langue française grâce à une large offre de cours pour enfants, adolescents et adultes, du niveau débutant au niveau avancé avec environ 1200 inscriptions à l’année. Centre de langue reconnu, il propose également des certifications officielles comme le TCF, le DELF et le DALF.

L’Institut dispose d’une médiathèque ouverte à tous, offrant un accès à une riche collection de livres, films, ressources numériques et presse en français. Il développe aussi des actions de coopération éducative avec les établissements scolaires et universitaires lituaniens. Tout au long de l’année, il organise des événements culturels valorisant la création artistique francophone. L’Institut français de Lituanie fait partie du réseau mondial des Instituts français.

Compétences linguistiques, professionnelles et techniques :
• Maîtrise de la didactique du FLE/FOS/FOU.
• Très bonne connaissance de la pédagogie et des enjeux didactiques liés à l’enseignement en contexte international.
• Connaissance du fonctionnement des examens DELF/DALF, TCF, TEF.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et idéalement du logiciel de gestion des cours (Hanaf).
• Connaissance générale des procédures administratives liées à la gestion de formations et d’examens (inscriptions, conventions, contrats, facturation).
• Capacité à gérer la logistique événementielle (réservation de salles, matériel, planning).
• Compétences rédactionnelles pour produire des documents officiels, supports de communication et courriers administratifs.
• Notions de comptabilité ou suivi budgétaire appréciées.
• Connaissance du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL) et des certifications DELF/DALF un plus.
• Maîtrise parfaite du français, bonnes compétences en anglais. La connaissance du lituanien est un plus.

Savoir-être :
• Bon relationnel, sens de l’accueil et du service, capacité d’écoute.
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode dans le suivi des dossiers.
• Autonomie et capacité à gérer les priorités et les imprévus.
• Esprit d’équipe, capacité à collaborer efficacement avec différents interlocuteurs.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
• Dynamisme, polyvalence et proactivité dans la gestion des tâches.
• Sens de la communication claire et adaptée, à l’écrit comme à l’oral.