Chargé.e de gestion des cours internes

En tant que Chargé·e de gestion des cours internes, vous assurez la préparation, la mise en oeuvre et le suivi administratif des cours collectifs et particuliers du Pôle Cours internes.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative liée au parcours pédagogique

Préparation et suivi des sessions des cours collectifs et cours privés
• Assurer le paramétrage des cours dans les outils de gestion.
• Élaborer les plannings enseignants et le suivi administratif des sessions (lettres de mission aux enseignants, contrôle des journaux de bord, présences et évaluations des apprenants).
• Assurer le suivi et l’analyse des enquêtes de satisfaction.
• Attribution des cours particuliers en accord avec le.la coordinateur·trice pédagogique.

Gestion du dispositif e-learning
• Identifier les tuteurs référents e-learning en fonction des besoins exprimés par les clients.
• Assurer le paramétrage et le suivi global du dispositif numérique.

Gestion de la relation avec les enseignants
• Organiser l’intégration des enseignants et assurer l’accompagnement sur l’application des procédures.
• Gestion du suivi administratif et opérationnel relatif aux absences, remplacements et contrats.
• Gérer les ressources matérielles (manuels, crédits photocopies).
Gestion des flux d’information et administration des outils métiers

• Assurer la gestion des boîtes mails (clients cours privés, enseignants).
• Administrer les logiciels internes.
• Contribuer à l’optimisation des processus.

Interface comptable et suivi de la qualité
• Vérifier les factures des enseignants et assurer la transmission des éléments au service Comptabilité.
• Contribuer activement à la démarche qualité de l’AFBE en veillant au cadre RGPD et aux engagements éco-responsables de la structure.

Événementiel et vie associative
• Participer aux événements institutionnels (journées portes ouvertes, événements majeurs…).
• Contribuer à la vie de la fondation et aux projets transversaux (soutien aux autres pôles).

L’Alliance Française Bruxelles-Europe (AFBE) est une fondation d’utilité publique dont la mission est l’enseignement du français, la promotion des cultures françaises et francophones ainsi que la défense de la diversité culturelle.

Acteur majeur du réseau mondial des Alliances Françaises, l’AFBE fait partie d’un ensemble de 830 associations présentes dans plus de 130 pays. À Bruxelles, elle figure parmi les plus importantes Alliances en Europe avec près de 2 500 étudiant·es et plus de 2 300 candidat·es aux examens de français en 2025.

Notre équipe, composée d’une vingtaine de collaborateur·rices engagé·es et dynamiques, oeuvre chaque jour au rayonnement de notre institution.

• Expérience en gestion administrative, idéalement dans un environnement pédagogique.
• Expérience dans la coordination ou le suivi de projets administratifs.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (Suite Office)
• Connaissance d’un logiciel de gestion pédagogique
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit comme à l’oral

Savoir-être
• Rigueur et fiabilité absolues dans le traitement des données.
• Sens de l’organisation, gestion des priorités et respect des délais.
• Autonomie, réactivité et capacité d’adaptation.
• Excellente aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (candidats, partenaires, équipes).
• Esprit d’équipe, sens du collectif et qualité de collaboration.
• Loyauté et recherche continue de la qualité.
• Capacité à gérer des périodes d’activité intense, notamment lors des rentrées des classes.
• Respect strict des règles, des procédures et de la confidentialité.