Chargé(e) de clientèle et gestion administrative

Rattaché (e) au directeur de l’ILCF, vous avez la charge de la relation « client » avec les étudiants de l’ILCF et de la gestion administrative de l’ILCF.

Vous avez pour principales missions :

Gestion administrative et financière des comptes étudiants et des agents/groupes
–  Accueillir, orienter, informer ; répondre (sur place, par e-mails, téléphone et courrier) aux demandes de renseignements sur les cours de l’ILCF.
–  Établir des devis de formation selon l’offre des cours.
–  Inscrire les étudiants dans le logiciel de gestion de l’ICP (Aurion).
–  Alimenter le tableau des inscriptions.
–  Établir les factures ; gérer les avoirs et les remboursements ; suivre les paiements.
–  Procéder aux encaissements (espèces, chèques, virements…).
–  Éditer les documents nécessaires au suivi des étudiants (attestation d’assiduité, relevé de notes...).

Gestion administrative des sessions des cours
–  Intégrer les données propres à l’Institut dans l’ERP (modules, cours, réservation des salles…) et sur Moodle
–  Analyse et rectification des comptes « client » dans l’ERP
–  Suivi des factures fournisseurs
–  Saisie et suivi des prestations pédagogiques
–  Participer à la mise en œuvre des colloques ou événements de l’ILCF

Fondé en 1948, l’Institut de Langue et Culture Françaises (ILCF) accueille chaque année plus de 2000 étudiants internationaux originaires de 90 pays et de toutes confessions. Tout au long de l’année il dispense des cours de langue et de culture françaises (sessions mensuelles, semestrielles, cours du soir, cours du samedi …).

Une expertise reconnue, vingt enseignants permanents et expérimentés et de nombreux chargés d’enseignement, un service administratif efficace et des projets de développement ambitieux font de cet institut un lieu renommé de l’enseignement du FLE en plein cœur de Paris.

Rigoureux, dynamique et doté d’un grand sens de l’organisation, vous êtes capable de travailler avec des équipes multiculturelles au service d’étudiants internationaux.
Vous savez hiérarchiser les priorités et traiter d’importantes charges de travail (particulièrement en période de démarrage de session de cours).
Doté d’une très bonne aisance relationnelle, vous possédez le sens du service à l’étudiant. Vous savez répondre efficacement et trouver les solutions aux demandes qui vous seront faites.
Vous parlez l’anglais couramment. La connaissance d’une autre langue serait aussi appréciée. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et des aptitudes à l’utilisation d’outils numériques.