Chargé des inscriptions et assistant d’examens H/F

Le/La chargé(e) des inscriptions est un poste clé pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre de l’ensemble de nos activités. Il/Elle est souvent le premier point de contact pour les étudiants potentiels et actuels, les membres et les clients, et est responsable des inscriptions aux cours, des adhésions, de l’encaissement des paiements, de la fourniture d’informations et d’autres tâches administratives diverses.

Sous la supervision du/de la Directeur(trice) des études et du développement, il/elle aura pour missions :
– Gérer l’accueil et recevoir le public physiquement, fournir des informations et présenter les services proposés
– Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels
– S’assurer que toutes les informations sont exactes et à jour à l’accueil (flyers, cartes postales, écran, etc.)
– Veiller à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement transmises au service/personne concerné(e)
– Faciliter la gestion des cours ou ateliers en fournissant un maximum d’informations au département des cours (horaires, type de cours demandé)
– Procéder aux paiements
– S’assurer que tous les étudiants ont payé leur cours avant de rejoindre leur classe et suivre les factures impayées
– Saisir les données des clients dans notre logiciel CRM (AEC) ainsi que les informations relatives aux cours pour chaque session
– Assister dans la gestion des cours : emplois du temps, paiements, confirmation des cours et des annulations
– Contacter les étudiants (ou effectuer d’autres tâches liées) lorsque nécessaire (annulation, retard, etc.)
– Envoyer des « e-mails de bienvenue », des enquêtes de satisfaction ou des campagnes de réinscription lorsque nécessaire
– Participer à nos journées portes ouvertes ou à d’autres événements promotionnels lorsque requis
– Assurer un suivi quotidien de toutes les demandes des clients à communiquer au/à la Responsable du service client
– Suivre toutes les dates et actions à mener régulièrement par l’accueil (campagnes d’e-mails, informations, formulaires spécifiques, etc.)
– Signaler tout problème lié à l’accueil du bâtiment au/à la Responsable des opérations

Sous la supervision du/de la Responsable des examens, il/elle aura pour missions :
– Participer à l’organisation des sessions d’examens à l’Alliance Française Dublin pour toutes les certifications et diplômes proposés (planification des sessions, préparation des sujets et du matériel, correction des copies, envoi des diplômes, etc.)
– Aider à la coordination de l’équipe d’examinateurs et de correcteurs (prise de contact, distribution des copies à la fin des sessions, organisation de réunions de standardisation avant et après les corrections)
– Superviser le processus de correction (coordination des correcteurs, saisie et vérification des résultats dans le système)
– Contribuer à des tâches transversales en collaboration avec les départements des cours et des examens, telles que l’enseignement de cours de préparation aux examens ou l’intégration de Prep My Future dans l’offre de cours de l’Alliance Française
– Communiquer régulièrement les informations pertinentes à la direction dans le cadre de la mise en œuvre de la stratégie examens
– Contribuer de manière proactive aux initiatives de communication visant à accroître la visibilité et l’attractivité du Centre d’examens

L’Alliance Française Dublin est classée n°2 en Europe en termes de nombre d’étudiants. C’est également l’une des Alliances Françaises les plus dynamiques en matière d’événements culturels.

L’AFD est une école de langues, un centre d’examens, un centre de formation pour enseignants, ainsi qu’une institution culturelle et interculturelle avec un café, une bibliothèque et une communauté de francophones et de francophiles en Irlande.

– Proactif(ve), flexible et attentif(ve) aux détails
– Capacité à gérer plusieurs tâches et à rester organisé(e)
– Bonne connaissance des standards de service client et de résolution de conflits
– Excellentes compétences administratives
– Bonne maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
– Maîtrise d’Arc-en-ciel appréciée (gestion et analyse de données)
– Très bonnes compétences en communication : capacité à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit avec le public, les employés et les étudiants au quotidien
– Maîtrise de l’anglais et du français